Contoh Contoh Manajemen Perkantoran

Daftar Isi [Tampil]

 

Sebelum membahas mengenai contoh contoh manajemen perkantoran marilah kita bahas mengenai pengertian manajemen perkantoran itu apa, terutama dari pendapat para ahli di bidingnya yang tidak perlu kita ragukan lagi kredibilitasnya. Manajemen perkantoran adalah salah satu aspek penting dalam dunia bisnis dan organisasi. Ini adalah disiplin ilmu yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan berbagai aktivitas dan tugas yang terkait dengan pengelolaan kantor atau lingkungan kerja.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Manajemen perkantoran memiliki peran kunci dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien, produktif, dan efektif. Dalam esai ini, kita akan menjelaskan pengertian manajemen perkantoran menurut beberapa ahli terkemuka, serta memberikan referensi dari karya-karya mereka.

1. Mary Ellen Oliverio, Charles S. White, dan James D. Marshall

Menurut Oliverio, White, dan Marshall dalam bukunya yang berjudul "Office Management: A Productivity and Quality Focus," manajemen perkantoran adalah suatu pendekatan yang terstruktur dan terorganisir dalam mengelola sumber daya manusia, peralatan, dan teknologi informasi untuk mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Mereka menggarisbawahi pentingnya fokus pada produktivitas dan kualitas dalam manajemen perkantoran.

2. James A. O'Brien dan George M. Marakas

Dalam buku mereka yang berjudul "Management Information Systems," O'Brien dan Marakas menggambarkan manajemen perkantoran sebagai proses perencanaan, organisasi, pengendalian, dan pengawasan berbagai aspek operasional kantor, termasuk manusia, peralatan, dan teknologi. Mereka mengemukakan bahwa manajemen perkantoran modern sering kali sangat tergantung pada teknologi informasi.

3. Mary Ellen Guffey dan Richard Almonte

Dalam buku "Business Communication: Process and Product," Guffey dan Almonte menekankan bahwa manajemen perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pelaksanaan tugas-tugas administratif dalam suatu organisasi. Mereka juga menyoroti pentingnya komunikasi bisnis yang efektif dalam konteks manajemen perkantoran.

4. John M. Ivancevich dan Thomas N. Duening

Dalam bukunya yang berjudul "Business Principles and Management," Ivancevich dan Duening menggambarkan manajemen perkantoran sebagai fungsi pengelolaan yang fokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian berbagai aktivitas administratif dan operasional yang terkait dengan kantor atau lingkungan kerja.

5. William M. Pride, Robert J. Hughes, dan Jack R. Kapoor

Dalam buku "Business," Pride, Hughes, dan Kapoor menyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian tugas-tugas administratif dan operasional yang diperlukan untuk menjalankan sebuah organisasi atau perusahaan dengan efisien dan efektif. Mereka menyoroti pentingnya manajemen sumber daya manusia dalam konteks ini.

6. Ricky W. Griffin dan Michael W. Pustay

Dalam buku "International Business," Griffin dan Pustay menjelaskan manajemen perkantoran sebagai koordinasi dan pengawasan berbagai aktivitas administratif dan operasional dalam suatu organisasi atau perusahaan. Mereka menekankan bahwa manajemen perkantoran dapat berbeda-beda dalam lingkungan bisnis internasional.

7. Robbins, Coulter, dan DeCenzo

Dalam buku "Fundamentals of Management," Robbins, Coulter, dan DeCenzo menjelaskan manajemen perkantoran sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian berbagai aktivitas yang berkaitan dengan kantor dan pekerjaan administratif dalam sebuah organisasi. Mereka menggarisbawahi pentingnya manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

8. Laudon dan Laudon

Dalam buku "Management Information Systems: Managing the Digital Firm," Laudon dan Laudon menggambarkan manajemen perkantoran sebagai penggunaan teknologi informasi untuk mengelola dan memfasilitasi berbagai aktivitas dan tugas administratif dalam organisasi. Mereka menyoroti peran kunci sistem informasi dalam manajemen perkantoran modern.

Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli tersebut dapat disimpulkan sebagai suatu disiplin ilmu atau pendekatan yang berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian berbagai aktivitas administratif dan operasional dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini melibatkan pengelolaan sumber daya manusia, peralatan, teknologi informasi, dan komunikasi bisnis untuk mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan efektif.

Manajemen perkantoran juga dapat bervariasi dalam konteks bisnis internasional dan sangat tergantung pada perkembangan teknologi informasi. Seiring dengan perubahan dunia bisnis yang terus berkembang, manajemen perkantoran terus beradaptasi untuk memenuhi tuntutan baru dalam mencapai produktivitas dan kualitas yang lebih baik.

Dalam praktiknya, manajemen perkantoran melibatkan berbagai aktivitas, termasuk perencanaan anggaran, pengaturan jadwal, manajemen inventaris, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan kebijakan dan prosedur, serta implementasi teknologi informasi yang relevan. Keberhasilan dalam manajemen perkantoran sering kali menjadi kunci kesuksesan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dalam era digital saat ini, manajemen perkantoran juga semakin terkait dengan pemahaman dan pemanfaatan teknologi informasi yang tepat guna untuk meningkatkan efisiensi operasional. Sistem informasi manajemen (MIS) dan perangkat lunak produktivitas kantor seperti pengolah kata, spreadsheet, dan alat kolaborasi online menjadi alat penting dalam membantu manajer perkantoran dalam pekerjaan mereka.

So, manajemen perkantoran adalah disiplin ilmu yang berperan penting dalam mengelola aktivitas administratif dan operasional dalam organisasi atau perusahaan. Ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian berbagai sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan efektif. Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, manajemen perkantoran terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan lingkungan global yang berubah, menjadikannya unsur kunci dalam kesuksesan organisasi masa kini dan masa depan.

 

Fungsi Manajemen dalam Proses Bisnis

Fungsi manajemen merupakan peranan penting dalam pencapaian tujuan dalam organisasi atau usaha yang dijalankan. Fungsi manajemen menurut Terry (1972) dalam bukunya yang berjudul Principle of Management terdiri dari tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Hal ini berarti untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, setiap proses bisnis/usaha akan selalu melaksanakan tahapan tersebut di atas. George R Terry menyimpulkan bahwa untuk mencapai tujuan organsasi secara efisien dan efektif perlu dilakukan pemberdayaan semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi.

Pendapat Griffin (2008) bahwa fungsi organisasi adalah bagian dari proses perencanaan, organisasi, koordinasi dan pengendalian sumberdaya agar tujuan yang akan dicapai dapat efektif dan efisien. Sasaran dalam fungsi manajemen menurut Ricky adalah pengendalian sumber daya agar tujuan dapat tercapai sesuai rencana, terorganisir dan tepat waktu.

Lawrence dan Lee (2010) berpendapat bahwa fungsifungsi manajemen adalah ilmu dan seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi manusia dengan bantuan alat sehingga dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Sebagai sebuah ilmu dan seni, maka dalam setiap aktivitas kegiatan organisasi akan dapat berubah sesuai pengawasan yang dilakukan. Perubahan yang terjadi akan mengarah kepada perbaikan dalam upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Dari ketiga pendapat di atas, maka dapat dikatakan bahwa fungsifungsi manajemen memiliki peranan yang penting dalam pemcapaian tujuan pada proses bisnis/usaha yang dilakukan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah:

a. Perencanaan (planning)

Tahap perencanaan dapat berupa bagaimana organisasi menentukan tujuan/target, merencanakan strategi dalam pencapaian tujuan/ target, bagaimana menentukan berbagai sumberdaya yang dibutuhkan dalam operasioal usaha, dan menetukan bagaimana menyusun kriteria/standar ketercapaian tujuan dan sebagainya.

b. Pengorganisasian (organizing)

Tahap pengorganisasian meliputi kegiatan menentukan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi dan jenis pekerjaannya. Kegiatan ini dapat diawali dengan proses rekruitmen, penerimaan dan penetapan pegawai sesuai kompetensi dan jenis pekerjaannya, pelatihan saampai pada pemutusan hubungan kerja. Proses tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dirumuskan pada tahap perencanaan.

c. Penggerakan (actuating and directing)

Pada tahap penggerakan ini dilakukan untuk menghasilkan kinerja yang lebih efisien dan efektif dengan menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman dan dinamis. Dalam proses penggerakan dilakukan fungsi pengarahan yang dapat berupa pemberian motivasi, penjelasan/sosialisasi tugas dengan kebijakan yang jelas.

d. Pengawasan (controlling)

Tahap fungsi pengawasan dijalankan dalam rangka mengukur kualitas kerja, pencapaian tujuan/target organisasi dan pemberian alternatif solusi atas penyimpangan yang terjadi. Dalam fungsi pengawasan juga perlu diperhatikan penetapan waktu pengawasan, cara pengawasan yang dilakukan, pilihan solusi atas masalah dan bentuk instruksi yang digunakan sebagai pengawasan.

 

Dari berbagai pendapat tentang pengertian manajemen perkantoran dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran didefinisikan sebagai proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pemahaman terhadap aktivitas kantor dalam hal ini merujuk pada peranan atau fungsi kantor yang terdiri dari fungsi utama dan fungsi pendukung.

Oleh karena fungsi kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi, maka dalam penyelenggaraannya harus ditopang oleh tiga hal, meliputi:

·        manajemen informasi yang berkualitas;

·        sistem komunikasi yang efektif; dan

·        teknologi informasi dan komunikasi yang relevan.

 

Inilah Contoh Contoh Manajemen Perkantoran

Untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana manajemen perkantoran diterapkan dalam praktik sehari-hari, mari kita lihat beberapa contoh konkret dari berbagai aspek manajemen perkantoran.

1. Perencanaan Anggaran:

Salah satu aspek penting dari manajemen perkantoran adalah perencanaan anggaran. Setiap organisasi harus mengelola sumber daya finansialnya dengan cermat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contohnya, seorang manajer keuangan di sebuah perusahaan harus merencanakan anggaran tahunan untuk departemen keuangannya. Anggaran ini akan mencakup estimasi pengeluaran untuk gaji staf, biaya operasional, investasi, dan proyek-proyek khusus. Dengan merencanakan anggaran dengan baik, perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan memastikan keuangan mereka tetap seimbang.

2. Pengaturan Jadwal:

Manajemen perkantoran juga melibatkan pengaturan jadwal yang efisien. Misalnya, seorang manajer proyek harus merencanakan jadwal untuk timnya, termasuk penugasan tugas, tenggat waktu, dan alokasi sumber daya. Pengaturan jadwal yang baik membantu memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan rencana. Selain itu, seorang sekretaris eksekutif mungkin bertanggung jawab untuk mengelola jadwal harian eksekutifnya, termasuk pertemuan, konferensi, dan perjalanan bisnis. Dengan mengatur jadwal dengan efisien, pekerjaan dapat berjalan lebih lancar dan efektif.

3. Manajemen Inventaris:

Manajemen perkantoran juga melibatkan manajemen inventaris, terutama dalam organisasi yang memiliki stok barang atau peralatan yang digunakan dalam operasional sehari-hari. Misalnya, seorang manajer gudang harus memantau persediaan barang, mengatur pengiriman, dan memastikan bahwa barang selalu tersedia ketika diperlukan. Dalam lingkungan perkantoran, manajemen inventaris dapat melibatkan pengelolaan persediaan kantor seperti peralatan komputer, kertas, tinta, dan perlengkapan kantor lainnya. Pemantauan inventaris yang tepat membantu organisasi menghindari kekurangan barang yang dapat menghambat produktivitas.

4. Pengelolaan Sumber Daya Manusia:

Manajemen perkantoran juga berperan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Seorang manajer SDM bertanggung jawab untuk merekrut, melatih, dan mengelola karyawan. Mereka juga harus mengatasi masalah karyawan, seperti konflik atau masalah kinerja. Dalam konteks manajemen perkantoran, penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan mendukung pertumbuhan profesional karyawan. Ini termasuk pengembangan program pelatihan, penilaian kinerja, dan manajemen konflik yang efektif.

5. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur:

Manajemen perkantoran juga mencakup pengembangan kebijakan dan prosedur yang jelas. Ini adalah panduan yang membantu mengatur perilaku dan tindakan di seluruh organisasi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin memiliki kebijakan penggunaan internet yang mengatur bagaimana karyawan dapat menggunakan internet selama jam kerja. Prosedur ini dapat mencakup langkah-langkah untuk melaporkan pelanggaran dan konsekuensinya. Pengembangan kebijakan dan prosedur yang baik membantu menjaga konsistensi dan disiplin dalam organisasi.

6. Implementasi Teknologi Informasi:

Dalam era digital saat ini, teknologi informasi memainkan peran penting dalam manajemen perkantoran. Contohnya, perusahaan mungkin menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengkoordinasikan proyek-proyek mereka, atau sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) untuk melacak data karyawan. Penggunaan teknologi informasi yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memungkinkan akses informasi yang lebih cepat dan akurat.

7. Manajemen Keamanan Kantor:

Manajemen perkantoran juga mencakup keamanan kantor. Ini melibatkan langkah-langkah untuk melindungi aset fisik dan informasi organisasi. Sebagai contoh, seorang manajer keamanan kantor mungkin bertanggung jawab untuk mengatur sistem keamanan fisik, seperti kamera pengawas atau sistem kontrol akses. Mereka juga harus memastikan bahwa data sensitif dan informasi perusahaan dilindungi dari ancaman keamanan cyber.

8. Manajemen Layanan Pelanggan:

Dalam beberapa organisasi, manajemen perkantoran juga berperan dalam manajemen layanan pelanggan. Ini terutama berlaku untuk perusahaan layanan seperti pusat panggilan atau perusahaan perhotelan. Manajer perkantoran di sektor ini harus memastikan bahwa layanan pelanggan yang diberikan kepada klien atau tamu adalah yang terbaik. Ini melibatkan pelatihan staf, pemantauan layanan pelanggan, dan penanganan keluhan.

9. Manajemen Kebersihan dan Kesehatan Kerja:

Manajemen perkantoran juga harus memperhatikan kebersihan dan kesehatan kerja. Ini termasuk menjaga lingkungan kerja bersih dan aman untuk karyawan. Manajer perkantoran harus mengatur pemeliharaan dan pembersihan gedung kantor serta mengimplementasikan prosedur keamanan yang relevan. Kebersihan dan kesehatan kerja yang baik dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mengurangi risiko cedera atau penyakit.

10. Manajemen Perubahan:

Terakhir, manajemen perkantoran juga melibatkan manajemen perubahan. Dalam dunia yang terus berkembang, organisasi harus dapat beradaptasi dengan perubahan dalam industri, teknologi, dan pasar. Manajer perkantoran sering kali harus memimpin perubahan, mengkomunikasikan perubahan kepada karyawan, dan memastikan bahwa perubahan diimplementasikan dengan sukses.

Contoh contoh manajemen perkantoran mencakup berbagai aspek dalam mengelola operasi sehari-hari sebuah organisasi atau perusahaan. Ini melibatkan perencanaan anggaran, pengaturan jadwal, manajemen inventaris, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan kebijakan, penggunaan teknologi informasi, keamanan kantor, manajemen layanan pelanggan, kebersihan dan kesehatan kerja, serta manajemen perubahan. Dengan menerapkan praktik-praktik manajemen perkantoran yang efektif, sebuah organisasi dapat mencapai produktivitas yang lebih baik, menghindari masalah, dan tetap beradaptasi dengan perubahan yang terus berlangsung dalam dunia bisnis.

Semoga bermanfaat (bisnisan.id)